KONSEP INFORMASI

Untuk menjadi manajer yang efektif dalam bidang bisnis, perlu memahami bahwa informasi adalah salah satu dari sumber daya organisasi yang paling berharga. Istilah ini sering membingungkan dengan data.

Data , Informasi , dan Pengetahuan

Data terdiri dari fakta-fakta mentah, seperti jumlah karyawan, jumlah jam kerja dalam seminggu, nomor persediaan sebagian, atau order penjualan.  Seperti terlihat pada Tabel 1, beberapa jenis data yang dapat mewakili fakta-fakta. Ketika fakta-fakta yang diatur dalam cara yang bermakna, semuanya menjadi informasi. Informasi adalah kumpulan fakta yang terorganisir sehingga memiliki nilai tambah di luar nilai fakta individu. Sebagai contoh, manajer penjualan mungkin menemukan bahwa mengetahui penjualan total bulanan sesuai dengan tujuan (yaitu, lebih berharga) daripada mengetahui jumlah penjualan untuk masing-masing perwakilan penjualan. Memberikan informasi kepada pelanggan juga dapat membantu perusahaan meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Menurut Frederick Smith, ketua dan presiden FedEx, “Informasi tentang paket tersebut sama pentingnya dengan paket itu sendiri … Kami peduli banyak tentang apa yang ada di dalam kotak, tetapi kemampuan untuk melacak dan menelusuri pengiriman, dan karena itu mengelola persediaan dalam gerakan, merevolusi logistik “.FedEx adalah pemimpin dunia dalam paket pengiriman dan produk di seluruh dunia. Semakin, informasi yang dihasilkan oleh FedEx dan organisasi lainnya sedang ditempatkan di Internet. Selain itu, banyak universitas kini menempatkan informasi program dan konten pada Internet.

 DATA

 Diwakili oleh

Data Numerik Angka , huruf , dan karakter lainnya
Data Gambar Gambar grafis dan gambar
Data Audio Suara , noise , atau nada
Data Video Gambar bergerak atau gambar

[box type=”info”]

Data

Fakta-fakta mentah , seperti jumlah karyawan , jumlah jam kerja dalam seminggu , nomor persediaan sebagian , atau order penjualan.

informasi

Sebuah koleksi dari fakta-fakta diatur sedemikian rupa sehingga mereka memiliki nilai tambah di luar nilai fakta individu.
[/box]

Data mewakili hal dunia nyata. Rumah sakit dan organisasi kesehatan, misalnya, memelihara data medis pasien, yang mewakili pasien yang sebenarnya dengan situasi kesehatan tertentu. Dalam banyak kasus, rumah sakit dan organisasi kesehatan mengkonversi data ke bentuk elektronik. Beberapa telah mengembangkan electronic records management (ERM) sistem untuk menyimpan, mengatur, dan mengendalikan data penting. Namun, data mentah fakta memiliki nilai sedikit di luar keberadaannya. Sebagai contoh, perhatikan data sebagai bagian dari jalur kereta api dalam model kit kereta api. Setiap bagian dari track telah membatasi nilai yang melekat sebagai objek tunggal. Namun, jika mendefinisikan hubungan antara potongan-potongan trek, semuanya akan mendapatkan nilai. Dengan mengatur potongan-potongan dengan cara tertentu, tata letak kereta api mulai muncul (lihat Gambar 1). Data dan informasi bekerja dengan cara yang sama. Aturan dan hubungan dapat dibentuk untuk mengatur data menjadi berguna dan informasi yang berharga.

Mendefinisikan dan Mengorganisir Hubungan antara data Menciptakan Informasi

Gambar 1. Mendefinisikan dan Mengorganisir Hubungan antara data Menciptakan Informasi

Mendefinisikan dan Mengorganisir Hubungan antara data Menciptakan Informasi

Gambar 2, Mendefinisikan dan Mengorganisir Hubungan antara data Menciptakan Informasi

Jenis informasi yang dibuat tergantung pada hubungan didefinisikan antara data yang ada. Misalnya, seseorang bisa mengatur ulang potongan jalur untuk membentuk layout yang berbeda. Menambahkan data baru atau berbeda berarti seseorang dapat mendefinisikan kembali hubungan dan menciptakan informasi baru. Misalnya, menambahkan potongan baru ke trek dapat meningkatkan nilai-dalam hal ini, variasi dan menyenangkan dari produk akhir. Sekarang seseorang dapat membuat layout kereta api lebih rumit (lihat Gambar 2). Demikian juga, seorang manajer penjualan bisa menambahkan data produk tertentu dalam data penjualannya untuk membuat informasi penjualan bulanan yang diselenggarakan oleh lini produk. Manajer dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan lini produk yang paling populer dan menguntungkan.

[box type=”info”]

Proses

Sebuah set tugas secara logis yang terkait yang dilakukan untuk mencapai hasil yang ditetapkan.

Pengetahuan

Kesadaran dan pemahaman satu set informasi dan cara bahwa informasi dapat dibuat berguna untuk mendukung tugas tertentu atau mencapai keputusan.
[/box]

Mengubah data menjadi informasi adalah sebuah proses, atau satu set tugas secara logis yang terkait yang dilakukan untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Proses mendefinisikan hubungan antara data untuk menciptakan informasi yang berguna membutuhkan pengetahuan. Pengetahuan adalah kesadaran dan pemahaman dari serangkaian informasi dan cara-cara bahwa informasi dapat dibuat berguna untuk mendukung tugas tertentu atau mencapai keputusan. Memiliki pengetahuan berarti memahami hubungan pada informasi. Bagian dari pengetahuan yang seseorang butuhkan untuk membangun tata letak kereta api, misalnya, adalah pemahaman tentang berapa banyak ruang yang seseorang miliki untuk tata letak, berapa banyak kereta akan berjalan di trek, dan seberapa cepat kereta akan melakukan perjalanan. Memilih atau menolak fakta-fakta sesuai dengan relevansi untuk tugas tertentu didasarkan pada pengetahuan yang digunakan dalam proses mengubah data menjadi informasi. Oleh karena itu, seseorang juga dapat memikirkan informasi sebagai data yang dibuat lebih berguna melalui penerapan pengetahuan. Knowledge workers (KW) adalah orang-orang yang membuat, menggunakan, dan menyebarkan pengetahuan, dan biasanya para profesional di bidang ilmu pengetahuan, teknik, bisnis, dan daerah lainnya. Sebuah knowledge management system (KMS) adalah sebuah koleksi terorganisir dari orang, prosedur, software, database, dan perangkat yang digunakan untuk membuat, menyimpan dan menggunakan pengetahuan organisasi dan pengalaman.

Dalam beberapa kasus, orang mengatur atau memproses data secara mental atau secara manual. Dalam kasus lain, mereka menggunakan komputer. Dalam contoh sebelumnya, manajer bisa secara manual menghitung jumlah penjualan perwakilan masing-masing, atau bisa dihitung jumlah ini dengan komputer. Dimana data berasal dari atau bagaimana diproses kurang penting dibandingkan apakah data tersebut diubah menjadi hasil yang berguna dan berharga. Proses transformasi ditunjukkan pada Gambar 3.

Proses Transformasi Data ke Informasi

Gambar 3, Proses Transformasi Data ke Informasi

Karakteristik Informasi yang Berharga

Agar bermanfaat bagi pengelola dan pengambil keputusan, informasi harus memiliki karakteristik yang dijelaskan dalam Tabel 1. Karakteristik ini membuat informasi lebih berharga bagi organisasi. Banyak perusahaan pelayaran, misalnya, dapat menentukan lokasi yang tepat dari persediaan dan paket dalam sistem mereka, dan informasi ini membuat mereka responsif terhadap pelanggan mereka. Sebaliknya, jika informasi organisasi tidak akurat atau lengkap, orang dapat membuat keputusan yang buruk, ribuan biaya, atau bahkan jutaan, dolar.orang dapat membuat keputusan yang buruk, ribuan biaya, atau bahkan jutaan, dolar. Jika perkiraan akurat dari permintaan di masa mendatang menunjukkan bahwa penjualan akan sangat tinggi ketika sebaliknya adalah benar, organisasi dapat berinvestasi jutaan dolar di sebuah pabrik baru yang tidak diperlukan. Selanjutnya, jika informasi yang tidak relevan, tidak disampaikan kepada pengambil keputusan secara tepat waktu, atau terlalu kompleks untuk memahami, dapat nilai yang kecil bagi organisasi.

1. Dapat Di akses

Informasi harus mudah diakses oleh para pengguna sehingga mereka bisa mendapatkannya dalam format yang tepat dan pada waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka .

2. Tepat

Informasi yang akurat adalah bebas dari kesalahan. Dalam beberapa kasus, informasi yang tidak akurat yang dihasilkan karena data yang tidak akurat dimasukkan ke dalam proses transformasi. (Hal ini biasa disebut garbage in, garbage out [GIGO].)

3. Lengkap

Informasi lengkap mengandung semua fakta-fakta penting .Sebagai contoh , laporan investasi yang tidak termasuk semua biaya yang penting tidak lengkap .

4. Ekonomis

Informasi juga harus relatif ekonomis untuk memproduksi .Pengambil keputusan harus selalu menyeimbangkan nilai informasi dengan biaya produksi itu .

5. Fleksibel

Informasi yang fleksibel dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Misalnya, informasi tentang berapa banyak persediaan di tangan untuk bagian tertentu dapat digunakan oleh perwakilan penjualan dalam menutup penjualan, oleh manajer produksi untuk menentukan apakah persediaan lebih dibutuhkan, dan oleh seorang eksekutif keuangan untuk menentukan nilai total perusahaan telah berinvestasi dalam persediaan.

6. Relevan

Informasi yang relevan adalah penting untuk pengambil keputusan .Informasi yang menunjukkan bahwa harga kayu mungkin drop mungkin tidak relevan dengan produsen chip komputer .

7. Handal

Informasi yang dapat dipercaya juga dapat dipercaya oleh pengguna. Dalam banyak kasus, keandalan informasi tergantung pada keandalan metode pengumpulan data. Dalam kasus lain, keandalan tergantung pada sumber informasi. Sebuah rumor dari sumber yang tidak diketahui bahwa harga minyak akan naik mungkin tidak dapat diandalkan.

8. Aman

Informasi harus aman dari akses oleh pengguna yang tidak sah .

9. Sederhana

Informasi harus sederhana, tidak terlalu rumit. Informasi yang canggih dan rinci mungkin tidak diperlukan. Bahkan, informasi yang terlalu banyak dapat menyebabkan informasi yang berlebihan, dimana pembuat keputusan memiliki informasi terlalu banyak dan tidak dapat menentukan apa yang benar-benar penting.

10. Tepat Waktu

Informasi yang tepat waktu disampaikan ketika dibutuhkan .Mengetahui kondisi cuaca minggu lalu tidak akan membantu ketika mencoba untuk memutuskan mantel apa untuk pakai hari ini .

11. Diverifikasi

Informasi harus diverifikasi .Ini berarti bahwa seseorang dapat memeriksa untuk memastikan itu benar , mungkin dengan memeriksa banyak sumber untuk informasi yang sama.

Tergantung pada jenis data yang seseorang butuhkan, beberapa karakteristik menjadi lebih berharga daripada yang lain. Misalnya, dengan pasar-data intelijen, beberapa ketidaktepatan dan ketidaklengkapan dapat yang diterima, tetapi ketepatan waktu sangat penting. Sutter Kesehatan, misalnya, mengembangkan sistem real-time untuk unit perawatan intensif (ICU) yang dapat mendeteksi dan mencegah infeksi yang mematikan, menyelamatkan lebih dari 400 nyawa setahun dan jutaan dolar dalam tambahan Pengeluaran.5 intelijen kesehatan Market mungkin mengingatkan bahwa pesaing akan membuat potongan harga besar. Rincian yang tepat dan waktu pemotongan harga mungkin tidak sepenting yang memperingatkan cukup jauh di muka untuk merencanakan bagaimana harus bereaksi. Di sisi lain, akurasi, verifiability, dan kelengkapan sangat penting untuk data yang digunakan dalam akuntansi untuk mengelola aset perusahaan seperti kas, persediaan, dan peralatan.

Nilai Informasi

Nilai informasi secara langsung terkait dengan bagaimana membantu pembuat keputusan mencapai Tujuan. informasi berharga organisasi mereka dapat membantu orang dan organisasi mereka melakukan tugas lebih efisien dan secara efektif. Mempertimbangkan perkiraan pasar yang memprediksi permintaan yang tinggi untuk produk baru. Jika seseorang menggunakan informasi ini untuk mengembangkan produk baru dan perusahaan seseorang membuat keuntungan tambahan sebesar $ 10.000, nilai dari informasi ini kepada perusahaan adalah $ 10.000 dikurangi biaya informasi. Informasi berharga juga dapat membantu manajer memutuskan apakah akan berinvestasi dalam sistem informasi tambahan dan teknologi. Sebuah sistem pemesanan komputerisasi baru mungkin biaya $ 30.000, tapi menghasilkan tambahan $ 50.000 dalam penjualan. Nilai tambah oleh sistem baru adalah pendapatan tambahan dari peningkatan penjualan sebesar $ 20.000. Kebanyakan perusahaan pengurangan biaya sebagai tujuan utama. Menggunakan sistem informasi, beberapa perusahaan manufaktur telah memangkas biaya persediaan oleh jutaan dolar. Perusahaan-perusahaan lain telah meningkatkan tingkat persediaan untuk meningkatkan keuntungan. Wal-Mart, misalnya, menggunakan informasi tentang daerah tertentu dari negara dan situasi tertentu untuk meningkatkan tingkat persediaan yang dibutuhkan dari produk tertentu dan meningkatkan keseluruhan profitability. Toko raksasa ritel menggunakan informasi berharga tentang kebutuhan orang-orang di jalur Badai Ivan ketika menghantam Florida. Toko ditebar stroberi Pop-Tarts dan bahan makanan lainnya yang tidak perlu persiapan pendingin atau makanan untuk melayani orang-orang di daerah dan untuk meningkatkan keuntungannya.

This entry was posted in Tutorial and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s